Numérique · Compétences informatiques
Les bases du Pack Office
Maîtriser les bases du Pack Office, c’est savoir mettre en forme un texte avec des styles dans Word, calculer et trier dans Excel, et construire une présentation claire.
Mis à jour le 4 min de lecture
Le Pack Office (ou suite Office) désigne la suite bureautique de Microsoft, commercialisée depuis 2020 sous le nom Microsoft 365 (abonnement) et aussi en version à achat unique. Ses logiciels restent la référence en entreprise, même si Google Workspace et LibreOffice sont très répandus. Cette fiche rassemble les fonctions à connaître pour être « autonome », le niveau attendu dans la plupart des offres d’emploi (voir connaissances informatiques).
Les logiciels de la suite
| Logiciel | Fonction | Équivalent Google | Équivalent LibreOffice |
|---|---|---|---|
| Word | Traitement de texte | Google Docs | Writer |
| Excel | Tableur | Google Sheets | Calc |
| PowerPoint | Présentation | Google Slides | Impress |
| Outlook | Messagerie, agenda, contacts | Gmail, Agenda | — (Thunderbird, logiciel distinct) |
| Teams | Messagerie d’équipe, visioconférence | Google Chat, Meet | — |
| OneDrive / SharePoint | Stockage et partage de fichiers | Google Drive | — |
| OneNote | Prise de notes | Google Keep | — |
Les formats .docx, .xlsx et .pptx (norme Office Open XML) sont lus par tous ces logiciels ; LibreOffice utilise par défaut le format ouvert ODF (.odt, .ods, .odp).
Word : les bases
- Utiliser les styles (Titre 1, Titre 2, Normal) au lieu de mettre en gras et agrandir à la main. Les styles garantissent une mise en forme cohérente et permettent la table des matières automatique.
- Afficher les marques de mise en forme (bouton ¶) pour voir espaces, tabulations et sauts.
- Gérer la page : marges, orientation, saut de page (Ctrl + Entrée) plutôt qu’une série de retours à la ligne.
- Insérer un tableau, une image avec habillage, des numéros de page, un en-tête et un pied de page.
- Insérer une table des matières automatique (onglet Références).
- Suivre les modifications et ajouter des commentaires pour relire à plusieurs.
- Exporter en PDF pour l’envoi d’un document définitif.
Excel : les bases
Le vocabulaire
Un classeur contient des feuilles ; une feuille est faite de cellules repérées par une colonne (lettre) et une ligne (numéro) : A1, C12. Une plage est un ensemble de cellules (A1:A10).
Les formules essentielles
Toute formule commence par le signe =.
| Formule | Rôle | Exemple |
|---|---|---|
| SOMME | Additionner | =SOMME(B2:B10) |
| MOYENNE | Moyenne | =MOYENNE(B2:B10) |
| MIN / MAX | Plus petite / plus grande valeur | =MAX(B2:B10) |
| NB / NBVAL | Compter les nombres / les cellules non vides | =NBVAL(A2:A100) |
| SI | Condition | =SI(B2>=10;"Admis";"Ajourné") |
| NB.SI / SOMME.SI | Compter / additionner selon un critère | =SOMME.SI(A2:A50;"Paris";C2:C50) |
| RECHERCHEX (ou RECHERCHEV) | Chercher une valeur dans un tableau | =RECHERCHEX(E2;A2:A50;C2:C50) |
| CONCAT | Assembler des textes | =CONCAT(A2;" ";B2) |
Dans la version française, les arguments sont séparés par un point-virgule. Le symbole $ fixe une référence lors de la recopie (référence absolue : $B$1).
Les manipulations indispensables
- Trier et filtrer des données (onglet Données).
- Mettre sous forme de tableau (Ctrl + T) : filtres, mise en forme et formules qui s’étendent automatiquement.
- Figer les volets pour garder les titres visibles.
- Créer un graphique adapté : histogramme pour comparer, courbe pour une évolution, secteurs avec parcimonie.
- Mise en forme conditionnelle pour faire ressortir des valeurs.
- Tableau croisé dynamique : résumer des milliers de lignes en quelques clics (c’est la frontière entre niveau autonome et avancé).
PowerPoint : les bases
- Partir d’un thème ou d’un masque pour une présentation homogène ; modifier le masque plutôt que chaque diapositive.
- Une idée par diapositive, un titre qui dit le message (« Les ventes ont doublé en 2025 » plutôt que « Ventes »).
- Peu de texte, des visuels lisibles, une taille de police d’au moins 24 points pour le corps.
- Utiliser les dispositions (titre et contenu, deux contenus, comparaison).
- Mode Présentateur pour voir ses notes pendant la projection.
- Exporter en PDF pour l’envoi.
Outlook : les bases
- Objet explicite, destinataires bien choisis (À pour l’action, Cc pour l’information, Cci pour masquer les adresses d’une liste).
- Règles de classement automatique et dossiers.
- Agenda partagé, invitation à une réunion avec lien de visioconférence.
- Message d’absence automatique.
- Signature professionnelle.
- Vigilance sur les pièces jointes et les liens (voir phishing).
Les bons réflexes communs
- Enregistrer régulièrement (Ctrl + S) ou travailler sur un fichier synchronisé dans le cloud avec enregistrement automatique.
- Nommer clairement les fichiers : « 2026-10-Rapport-activite-v2.docx ».
- Utiliser les raccourcis clavier essentiels : copier, coller, annuler, rechercher.
- Partager un lien plutôt qu’une pièce jointe pour travailler à plusieurs sur une seule version.
- Sauvegarder ses fichiers importants (voir sauvegarde des données).
Comment apprendre et valider
- Les tutoriels officiels de Microsoft (support.microsoft.com) et les modèles fournis par les logiciels.
- Des exercices sur ses propres documents de travail.
- Des certifications : TOSA (score sur 1 000 par logiciel), Microsoft Office Specialist, ICDL, ou la certification Pix pour les compétences numériques générales. Les certifications TOSA et ICDL sont finançables par le CPF.
Questions fréquentes
Le Pack Office est-il gratuit ?
Non pour la version complète de bureau. Des versions web gratuites de Word, Excel et PowerPoint existent avec un compte Microsoft, aux fonctions réduites. LibreOffice est entièrement gratuit et libre ; Google Docs, Sheets et Slides sont gratuits avec un compte Google.
Quelle différence entre Office et Microsoft 365 ?
Office est l’ancien nom de la suite ; Microsoft 365 est l’offre par abonnement qui inclut les logiciels toujours à jour, du stockage en ligne et des services comme Teams. Une version à achat unique existe encore.
Par quoi commencer pour apprendre Excel ?
Par la saisie, les formules SOMME et MOYENNE, les références de cellules et la recopie, puis le tri, les filtres et la mise sous forme de tableau. Le tableau croisé dynamique vient ensuite.
Comment indiquer le Pack Office sur un CV ?
En détaillant logiciel par logiciel avec un niveau : voir compétences numériques sur un CV.